Verwerkersovereenkomst

Urengrip, modelovereenkomst, versie 1.0, 1 november 2026. Deze overeenkomst is een bijlage bij de overeenkomst voor Urengrip en wordt per klant ingevuld en ondertekend.

Download als invulbare PDF (de gegevens van de klant en de ondertekening kun je in de PDF invullen).

Partijen

1. Verwerkingsverantwoordelijke (hierna: "de Klant"): , gevestigd te , KvK-nummer , vertegenwoordigd door .
2. Verwerker (hierna: "Urengrip"): Urengrip.nl, bereikbaar via info@urengrip.nl en 06-22496932.

Zij nemen het volgende in aanmerking. De Klant gebruikt de dienst Urengrip voor de urenregistratie van zijn medewerkers. Daarbij verwerkt Urengrip persoonsgegevens in opdracht van de Klant. Partijen leggen in deze overeenkomst vast hoe dat gebeurt, overeenkomstig artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Onderwerp en omschrijving van de verwerking

1.1 Urengrip verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend om de dienst Urengrip aan de Klant te leveren, zoals omschreven in de overeenkomst en in bijlage 1.

1.2 De Klant is verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt het doel en de middelen van de verwerking. Urengrip is verwerker.

2. Instructies

2.1 Urengrip verwerkt persoonsgegevens alleen op basis van schriftelijke instructies van de Klant, waaronder deze overeenkomst en het gebruik van de functies van de dienst door de Klant. Dit geldt ook voor doorgifte aan een derde land, tenzij een wettelijke verplichting anders voorschrijft; dan meldt Urengrip dat vooraf aan de Klant, voor zover dat is toegestaan.

2.2 Is Urengrip van mening dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt zij dat onverwijld aan de Klant.

2.3 Urengrip verwerkt de gegevens niet voor eigen doeleinden, zoals reclame, profilering of het verkopen van gegevens.

3. Geheimhouding

Urengrip zorgt dat iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens gebonden is aan geheimhouding en de gegevens alleen verwerkt voor zover dat nodig is voor de dienst.

4. Beveiliging

4.1 Urengrip treft passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen, zoals beschreven in bijlage 2, rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten en de risico's.

4.2 Urengrip volgt de ontwikkelingen op het gebied van beveiliging en past de maatregelen aan waar dat redelijkerwijs nodig is. Verslechtert het beschermingsniveau niet, dan mag Urengrip de maatregelen vervangen door gelijkwaardige of betere.

5. Subverwerkers

5.1 De Klant geeft Urengrip algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De op dit moment ingeschakelde subverwerkers staan in bijlage 3.

5.2 Urengrip informeert de Klant minstens 30 dagen vooraf over de toevoeging of vervanging van een subverwerker. De Klant kan binnen 14 dagen met redenen bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan mag de Klant de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

5.3 Urengrip legt een subverwerker dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst en blijft tegenover de Klant verantwoordelijk voor de nakoming door de subverwerker.

6. Doorgifte buiten de EER

Urengrip slaat de persoonsgegevens op in Nederland en geeft ze niet door buiten de Europese Economische Ruimte. Worden daarvoor in de toekomst andere partijen ingeschakeld, dan gebeurt dat alleen met passende waarborgen uit de AVG en na voorafgaande melding volgens artikel 5.

7. Rechten van betrokkenen

Urengrip helpt de Klant, met passende technische en organisatorische maatregelen, bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht, bezwaar). Ontvangt Urengrip een verzoek rechtstreeks van een betrokkene, dan verwijst zij de betrokkene door naar de Klant en meldt het de Klant zonder onnodige vertraging, zonder zelf inhoudelijk te reageren, tenzij de Klant dat vraagt.

8. Datalekken

8.1 Urengrip informeert de Klant zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat zij een inbreuk op de beveiliging van de persoonsgegevens heeft ontdekt, via het bij de Klant bekende contactadres.

8.2 De melding bevat, voor zover bekend: de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën en een indicatie van het aantal betrokkenen en gegevens, de waarschijnlijke gevolgen, en de genomen en voorgestelde maatregelen. Ontbrekende informatie levert Urengrip zo snel mogelijk na.

8.3 De Klant beoordeelt en meldt de inbreuk, waar nodig, aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. Urengrip werkt daaraan mee.

9. Hulp bij verplichtingen van de Klant

Urengrip helpt de Klant, voor zover redelijk en met inachtneming van de aard van de verwerking en de beschikbare informatie, bij zijn verplichtingen rond beveiliging, datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging van de toezichthouder.

10. Controle

10.1 Urengrip stelt de Klant alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat zij deze overeenkomst nakomt, bijvoorbeeld haar beveiligingsbeschrijving en logboekoverzichten die over de gegevens van de Klant gaan.

10.2 De Klant mag, na redelijke voorafgaande aankondiging van minstens 30 dagen, maximaal één keer per jaar een controle laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige die gebonden is aan geheimhouding. De kosten zijn voor de Klant. De controle betreft alleen de gegevens en de verwerking voor de Klant, mag de dienst niet onnodig verstoren, en geeft geen toegang tot gegevens of systemen van andere klanten.

11. Duur en einde

11.1 Deze overeenkomst gaat in op het moment waarop de Klant de dienst gaat gebruiken en loopt zolang Urengrip persoonsgegevens voor de Klant verwerkt.

11.2 Na afloop van de overeenkomst kan de Klant zijn gegevens gedurende 30 dagen exporteren (CSV-export per maand). Daarna verwijdert Urengrip de persoonsgegevens uit de dienst, en uit de back-ups binnen 14 dagen daarna. Op verzoek bevestigt Urengrip de verwijdering schriftelijk.

11.3 Een wettelijke bewaarplicht van Urengrip gaat voor. In dat geval bewaart zij de gegevens alleen zolang nodig en beperkt zich tot die verwerking.

12. Aansprakelijkheid en slotbepalingen

12.1 Voor aansprakelijkheid gelden de algemene voorwaarden van Urengrip (artikel 10). De aansprakelijkheid van partijen voor schade door een toerekenbare tekortkoming in deze overeenkomst valt daaronder.

12.2 Bij strijd tussen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.

12.3 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

12.4 Wijzigingen zijn alleen geldig als partijen die schriftelijk overeenkomen. Past de wet of de AVG-uitleg van de toezichthouder aan, dan stellen partijen te goeder trouw een passende wijziging voor.

Bijlage 1: Omschrijving van de verwerking

Bijlage 2: Beveiligingsmaatregelen

• Versleutelde verbinding (https) met een automatisch vernieuwd certificaat en strenge beveiligingskoppen.
• Wachtwoorden worden alleen versleuteld opgeslagen (PBKDF2, eigen zout per persoon); minimaal 8 tekens. Optionele tweestapsverificatie met een authenticator-app, door de Klant aan te zetten en aan te raden voor beheerders.
• Sessies verlopen vanzelf; sessiesleutels en uitnodigingslinks staan alleen als vingerafdruk in de database; foute inlogpogingen worden afgeremd.
• Rolgebaseerde toegang: medewerkers zien alleen hun eigen uren; leidinggevenden en beheerders zien meer volgens hun rol.
• Logboek van inloggen en wijzigingen (geen wachtwoorden), 400 dagen bewaard.
• Content-Security-Policy en controlecodes (SRI) voor scripts en stijlen van buiten; de pagina kan niet in een frame worden getoond.
• Server: firewall, SSH alleen met sleutel, fail2ban, de dienst draait zonder beheerrechten, automatische beveiligingsupdates van het besturingssysteem.
• Dagelijkse back-ups (14 dagen bewaard).
• Werkwijze bij kwetsbaarheden en incidenten, een meldadres (security.txt) en een lijst van de onderdelen waarop de dienst draait. Urengrip doet haar best om te voldoen aan de Cyber Resilience Act voor zover die op de dienst van toepassing is.
• Gescheiden gegevens per klant bij een eigen installatie of eigen database; in de demo-omgeving staan uitsluitend fictieve gegevens.

Bijlage 3: Subverwerkers

Onderdelen die de browser van de gebruiker zelf van buiten laadt (de kaart van OpenStreetMap en bibliotheken via cdnjs en jsDelivr) krijgen geen toegang tot de gegevens in Urengrip. Zij zien alleen wat een browser technisch doorgeeft, zoals het IP-adres. Zij zijn daarom geen subverwerkers, maar staan wel vermeld in de privacyverklaring.

Ondertekening